Een foodtruckfestival organiseer je voor je bedrijf in zes stappen: doel en gastenaantal bepalen, een datum kiezen, een plek op je terrein vastleggen en de regels van je gemeente checken, stroom en water regelen, de line-up samenstellen en een plan B maken voor regen. Het eten is meestal het makkelijke deel. De meeste tijd gaat op aan het terrein, de gemeente en het weer.
Hoe organiseer je een foodtruckfestival voor je bedrijf?
Een foodtruckfestival voor je bedrijf organiseer je door eerst te bepalen voor wie het is en waar het plaatsvindt. Pas daarna kies je de trucks. Het terrein, de gemeente en de voorzieningen zijn jouw deel. De line-up, de bar en het meubilair regelen wij, dus je hoeft niet zelf trucks te bellen of tafels te huren.
- Bepaal doel en gastenaantal. Een zomerfeest voor collega's vraagt iets anders dan een familiedag met kinderen of een middag voor relaties. De tijden verschillen, het menu ook, en soms komt er geen alcohol. Een foodtruck boek je vanaf 50 personen. Vraag je salarisadministratie meteen hoe het feest in de werkkostenregeling voor je bedrijfsfeest past, dan ligt het budget vast voordat je trucks kiest.
- Kies een datum en een eetmoment. Een festival van 15.00 tot 20.00 uur met eten vanaf 17.00 uur loopt anders dan een lunch tussen twee vergaderingen. Hoe eerder je de datum vastlegt, hoe meer keus je hebt in trucks.
- Leg de plek vast en check de gemeente. Dat kan een parkeerplaats zijn, een bedrijfstuin, een fabriekshal of een loods. Loop het terrein af met iemand van facilitair. Kijk daarna in de APV van je gemeente of je iets moet melden of aanvragen.
- Regel stroom, water en ruimte. Elke truck heeft een vaste plek nodig, meestal stroom en soms water. Teken op een plattegrond waar de trucks, de bar en de tafels komen.
- Stel de line-up samen. Vraag in de uitnodiging naar dieetwensen. Kies keukens die elkaar aanvullen, bijvoorbeeld een pizzaoven, een vegetarische truck en een ijskar voor na. Wat het kost, hangt af van het aantal collega's en van wat erbij komt, zoals drank en meubilair. Het overzicht staat bij wat een foodtruck huren kost.
- Maak een plan B en een draaiboek. Schrijf op wie er om 13.00 uur bij de slagboom staat om de trucks binnen te laten. Zet erbij waar de tafels heen gaan als het regent, en wie na afloop de laatste ronde over het terrein loopt.
Wil je zien hoe zo'n middag eruitziet met meerdere trucks, een bar en statafels? Kijk dan bij het foodfestival als themafeest. Op de pagina over een bedrijfsfeest organiseren met foodtrucks staan de andere gelegenheden die we met foodtrucks invullen, van zomerfeest tot jubileum.
Heb je een vergunning nodig voor een foodtruckfestival?
Op eigen terrein is een vergunning voor een foodtruckfestival vaak niet nodig, zolang het feest besloten is voor collega's en genodigden. Dat bepaalt je gemeente in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Komt het festival op openbaar terrein, of kan iedereen binnenlopen? Dan vraag je bij de gemeente een evenementenvergunning aan.
| Situatie | Vergunning of melding? | Wie regelt het? |
|---|---|---|
| Besloten feest op eigen terrein | Vaak niet, check de APV van je gemeente | Jij als organisator |
| Feest op openbaar terrein of vrij toegankelijk | Evenementenvergunning van de gemeente | Jij als organisator |
| Muziek, tent of een late eindtijd | Soms een melding, dat staat in de APV | Jij als organisator |
| Drank schenken | Hangt af van de situatie, check de Alcoholwet en de gemeente | Jij, samen met wie de bar verzorgt |
| Hygiëne en allergenen bij het eten | Niet voor jou als organisator | De foodtrucker |
Lees de APV vooral op versterkte muziek, tenten en de eindtijd. Twijfel je, bel dan het loket.
Voor de drank geldt de Alcoholwet. Of je een vergunning of ontheffing nodig hebt, hangt af van wie er schenkt en waar; je gemeente vertelt je wat er voor jouw terrein geldt. Komt de bar via drankcatering met eigen personeel, spreek dan vooraf af wie wat aanvraagt. Op een familiedag maak je ook afspraken over hoe de bar met de leeftijd van gasten omgaat.
Wat er in het eten zit, weet de foodtrucker. Volgens de NVWA moeten foodtruckers ook bij onverpakt eten kunnen vertellen welke allergenen erin zitten. Jij haalt de dieetwensen van collega's op en geeft ze door voordat het menu vastligt.
Welke voorzieningen heeft een foodtruckfestival op je terrein nodig?
Op je terrein heeft elke truck van een foodtruckfestival een vlakke, stevige plek nodig, een route om binnen te rijden en meestal stroom. Sommige trucks vragen ook water. Wat een truck precies nodig heeft, verschilt per keuken, en dat leggen we vooraf met je vast. Een parkeerplaats is makkelijker dan gras na een week regen.
Denk bij de opstelling aan de looproutes. Zet de trucks zo neer dat de rijen elkaar niet kruisen, bijvoorbeeld in een hoefijzer langs de rand van de parkeerplaats, met de statafels en de bar in het midden. Houd een strook vrij voor de nooduitgang en voor wie met een rolstoel of kinderwagen komt.
Het weer is de grootste onbekende, ook in juni. Bij ons op kantoor staat de weerapp van mei tot september open op een tweede scherm, en toch verrast een bui ons nog steeds. Zorg dus voor een plek waar collega's droog kunnen eten: een tent naast de trucks, een overkapping of een loods waar de tafels naar binnen kunnen. Of een truck zelf in de loods kan staan, hangt af van de deurhoogte en de ventilatie; dat kijken we vooraf met de foodtrucker na. Spreek ook af wie op de dag zelf om 9.00 uur de knoop doorhakt.
Op het terrein van een distributiecentrum in Zwolle stonden de trucks in een hoefijzer rond de fietsenstalling. Om 16.30 uur kwam er een flinke bui. De tafels gingen de laadhal in en de pizzaoven bleef roken. De magazijnploeg stond met de collega's van finance schouder aan schouder onder het afdak in de rij. Om 21.00 uur zat er nog een tafel vol.
Afval valt vaak pas op als de eerste bak overloopt. Zet bij elke truck en bij de bar bakken neer, liefst gescheiden voor restafval en plastic, en spreek af waar de volle zakken naartoe gaan. Het opruimen na afloop regelen wij.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruckfestival?
Hoeveel foodtrucks je nodig hebt voor een foodtruckfestival, hangt af van het moment waarop je collega's willen eten. Komen ze in golven, verspreid over de middag? Dan kun je met minder trucks toe dan wanneer iedereen om 18.00 uur tegelijk honger heeft. Ook het menu telt mee: een bakje friet gaat sneller over de toonbank dan een burger die nog op de grill moet.
Stel, je verwacht 120 collega's op een vrijdag en de productie stopt om 16.00 uur. Dan staat om 16.15 uur iedereen tegelijk bij de trucks, en elke extra truck zie je direct terug in de rij. Laat je de afdelingen in twee rondes aanschuiven, dan volstaan er minder.
De rij wordt ook korter met een kleine kaart van drie of vier gerechten per truck. Open de bar een halfuur voor de keukens, dan hoeft niemand met een lege maag te wachten. Zet koffie of ijs apart, zodat niemand voor een ijsje achter in de rij voor de burgers staat.
We werken met 60 verschillende keukens, elk met een eigen foodtrucker. Voor een vegetarische collega of een afdeling die halal eet, zoeken we dus een combinatie die past. Hoeveel trucks het bij jullie worden, rekenen we samen uit op basis van je gastenlijst en het eetmoment.
Wij regelen de line-up, jij het terrein
Op de pagina over bedrijfsfeesten lees je hoe wij de trucks, de bar, het meubilair en het opruimen voor jouw terrein regelen.
Veelgestelde vragen over een foodtruckfestival organiseren
Hoe organiseer je een foodtruck festival voor je bedrijf?
Je begint bij het doel en het aantal collega's. Daarna kies je een datum, leg je een plek op je terrein vast en check je de APV van je gemeente. Dan volgen stroom en water, de line-up en een plan B voor regen. Het terrein en de afspraken met de gemeente liggen bij jou als organisator.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodtruck festival?
Het aantal foodtrucks hangt af van het aantal collega's, het moment waarop ze eten en hoe snel het menu klaar is. Een vaste regel per honderd gasten geven we niet. Een festival waar mensen in golven eten, loopt heel anders dan een feest waar iedereen om 18.00 uur aanschuift. We rekenen het samen uit op basis van je gastenlijst.
Heb je een vergunning nodig voor een foodtruck festival op bedrijfsterrein?
Op eigen terrein en besloten voor collega's is een evenementenvergunning vaak niet nodig, maar dat bepaalt de gemeente in de APV. Let vooral op versterkte muziek, een tent en de eindtijd. Is het terrein openbaar of vrij toegankelijk, dan vraag je bij de gemeente een evenementenvergunning aan.
Mag je alcohol schenken op een foodtruck festival?
Alcohol schenken op een foodtruckfestival mag, maar de Alcoholwet bepaalt onder welke voorwaarden. Soms is een vergunning of ontheffing van de gemeente nodig, afhankelijk van wie er schenkt en waar. Stem het vooraf af met je gemeente en met wie de bar verzorgt.
Hoe lang van tevoren moet je een foodtruck festival plannen?
Begin zodra de datum vastligt, want hoe eerder je boekt, hoe meer keus je hebt in trucks. Kijk ook meteen in de APV van je gemeente. Heb je een melding of vergunning nodig, dan staat daar de termijn, en die verschilt per gemeente.
Wat doe je bij regen op een foodtruck festival?
Bij regen haal je de tafels onder een overkapping, in een tent of in een loods, en de trucks blijven gewoon koken. Spreek vooraf af wie op de dag zelf besluit en op welk moment. Op gras let je ook op de ondergrond: een truck die in de modder vastzit, rijdt niet meer weg.
Is een foodtruck festival voor personeel binnen de WKR af te rekenen?
Een festival voor je personeel valt onder de werkkostenregeling van de Belastingdienst. Hoe het voor jouw bedrijf uitpakt, hangt af van wat je dit jaar al aan je personeel hebt besteed. Vraag het je salarisadministratie, of lees meer over de werkkostenregeling en je bedrijfsfeest.
