Goede personeelsfeest ideeën kies je op groepsgrootte en op wat je wilt bereiken: collega's bedanken, teams met elkaar verbinden of iets groots vieren. Een foodtruckfestival op eigen terrein groeit mee met je team: meer collega's, meer trucks. Of het binnen of buiten is, je budget en de WKR bepalen daarna wat haalbaar is.
Waarom is een foodtruckfestival op eigen terrein idee nummer één?
Een foodtruckfestival op eigen terrein is idee nummer één, omdat het meegroeit met je team en collega's samenbrengt op een plek die ze kennen. De trucks staan op jullie parkeerplaats, in de bedrijfstuin of in de loods. Iedereen haalt zelf eten, loopt langs de trucks en raakt in de rij aan de praat met iemand van een andere afdeling.
Voor een klein team is één truck genoeg, bijvoorbeeld een pizzatruck met steenoven naast de ingang. Stel dat je een familiedag houdt voor een paar honderd mensen, met partners en kinderen. Dan zet je meerdere trucks met elk een eigen keuken naast elkaar, plus een bar. Mensen lopen rond en eten wanneer ze honger hebben, in plaats van met de hele zaak tegelijk bij één buffet te staan.
Op het parkeerterrein van een distributiecentrum in Veenendaal stond Jozsef van De Pizza Chef met zijn steenoven tussen de laadperrons. De steenoven brandde al voor vieren en het hele terrein rook naar hout. De ploeg van de nachtdienst kwam in werkkleding eten, de directie schoof achter ze aan in de rij. Om negen uur zaten collega's van finance en expeditie nog aan dezelfde statafel, met de laatste punt pizza op een servetje.
Jij hebt één contactpersoon. Wij regelen de trucks, de bar, het meubilair en het opruimen, en we denken mee over waar de trucks kunnen staan. De foodtrucks die via ToetToetFood komen, zijn zelfstandige ondernemers met een eigen keuken; wij noemen ze liever vakidioten. Hoe zo'n dag verloopt, lees je op de pagina over een bedrijfsfeest met foodtrucks.
Dan het budget. Eén foodtruck inclusief chef en gerechten kost minimaal 1.000 euro excl. btw en excl. transport. In het hoogseizoen (mei tot en met september en de kerstweken) is dat minimaal 1.500 euro excl. btw en transport. Voor een compleet feest op eigen locatie of in een eigen loods, met eten, drinken en meubilair, betaal je vanaf 75 euro per persoon excl. btw, zonder minimumbedrag per factuur. Wat er wel en niet bij zit, staat op de pagina over wat een foodtruck huren kost.
Welke personeelsfeest ideeën passen bij bedanken, verbinden of vieren?
Bij bedanken passen personeelsfeest ideeën die kort zijn en op de werkplek plaatsvinden, bij verbinden iets wat collega's samen doen, en om te vieren mag het groter.
| Idee | Doel | Groepsgrootte | Binnen of buiten | Waar je budget heen gaat |
|---|---|---|---|---|
| Foodtruckfestival op eigen terrein | Vieren en verbinden | Vanaf 50 personen, groeit mee | Buiten, of binnen in een loods | Trucks, drank, meubilair |
| Koffietruck of ijstruck op de werkplek | Bedanken | Iedereen op de werkplek, ook de ploegendienst | Buiten bij de ingang | Eén truck tijdens werktijd |
| Traktatie op kantoor | Bedanken | Vanaf 250 personen | Bij de kantine, binnen of buiten | Eten om mee te nemen |
| Kookworkshop of pubquiz | Verbinden | Afdelingen en kleine teams | Binnen | Begeleiding, materiaal, ruimte |
| Themafeest op externe locatie | Vieren | Middelgroot tot groot | Binnen | Zaalhuur, aankleding, eten en drinken |
| Familiedag of bedrijfsfestival | Vieren en verbinden | Groot, met partners en kinderen | Buiten | Meerdere eetpunten, activiteiten voor kinderen |
Bedanken: kort en op de werkplek
Bedanken doe je kort en op de werkplek, het liefst tijdens werktijd, zodat de ploegendienst en de deeltijders er ook bij zijn. Denk aan een koffietruck op maandagochtend, een ijstruck op de eerste warme dag of poffertjes bij de kantine in december.
Een koffie- of desserttruck kan al vanaf 700 euro excl. btw. Werken er 250 mensen of meer, dan is een traktatie op kantoor een optie: eten om mee te nemen, zoals een wrap, friet of salade, voor 5 tot 8 euro per persoon all-in excl. btw. Voor een kleinere groep wordt het een gewone foodtruck, vanaf 50 personen en minimaal 1.000 euro.
Verbinden: samen iets doen
Verbinden lukt met iets wat collega's samen doen en waarbij ze moeten praten: een kookworkshop, een pubquiz in de kantine of een middag jeu de boules op het grasveld. Kies iets wat de collega met een rugblessure en de stagiair allebei kunnen. Bij een sportief parcours staat de helft al snel aan de kant.
Voor workshops en activiteiten vraag je een prijs per persoon op bij de aanbieder, en je vraagt meteen wat erin zit: begeleiding, materiaal en de ruimte. Heeft de aanbieder van een kookworkshop geen eigen keuken, dan huur je er nog een zaal bij. Op eigen terrein laat je de activiteit eindigen bij de foodtrucks en hoef je geen restaurant te reserveren.
Vieren: groter en met een thema
Vieren mag groter en met een thema: een jubileum, een goed jaar of de opening van een nieuwe hal. Denk aan een themafeest op een externe locatie, een zomerfeest in de bedrijfstuin of een familiedag waar partners en kinderen meekomen. Kies je een thema als de jaren tachtig of een winterfeest met vuurkorven, dan hebben collega's meteen iets om over te praten.
Het eten kies je bij het thema: poffertjes en warme chocolademelk bij een winterfeest, een bbq-truck bij een zomerfeest. Bij een externe zaal betaal je huur en aankleding, en de zaal heeft vaak eigen afspraken over eten en drinken. Hoe je zo'n feest stap voor stap neerzet, staat op onze pagina over personeelsfeest organiseren.
Wat regel je voor eten, drinken en dieetwensen op een personeelsfeest?
Voor eten, drinken en dieetwensen op een personeelsfeest leg je vooraf vast wanneer collega's eten, hoe ze aan hun eten komen en wat iedereen wel of niet eet. Op een staand feest werkt eten dat je in één hand houdt, zoals een taco of een punt pizza. Bij een zittend diner blijft iedereen de hele avond aan dezelfde tafel.
Met het eten stuur je als organisator het verloop van de middag. Open alle trucks tegelijk, dan loopt niet iedereen naar de eerste truck waar rook uit komt. Reken ook met de opbouw: de truck staat 1,5 uur voor aanvang, meubilair en aankleding 3 uur voor aanvang, en de servicetijd is standaard 3 uur.
Gemiddeld is 10 tot 20 procent van de gasten vegetarisch of halal. Zet daarom minstens één truck zonder vlees in de line-up, of vraag de foodtruckers naar een volwaardig vegetarisch gerecht. Extreme allergieën stemmen we altijd met de truck af. Bij eten dat niet voorverpakt is, moet de kok kunnen vertellen welke van de 14 wettelijke allergenen erin zitten, zie de uitleg van de NVWA over allergenen.
Zet naast bier en wijn ook alcoholvrij bier, een alcoholvrije cocktail of verse limonade klaar, zodat wie niet drinkt ook iets lekkers in het glas heeft. Werken er jongeren onder de 18, zoals stagiairs of vakantiekrachten, dan schenk je hun geen alcohol; die leeftijdsgrens staat in de Alcoholwet.
Vraag dit vooraf aan je collega's, bijvoorbeeld op het aanmeldformulier:
- Eet je vegetarisch, vegan of halal?
- Heb je een allergie, en hoe ernstig is die?
- Kom je alleen, of met partner en kinderen?
- Welk tijdstip lukt jou, ook als je in deeltijd of in ploegen werkt?
Plan je het feest op vrijdagavond om 20.00 uur, dan mis je de collega die op vrijdag vrij is of om zes uur 's ochtends begint. Op een middag tijdens werktijd, van 15.00 tot 18.00 uur, zijn er meer mensen bij.
Eigen terrein of externe locatie: wat betekent dat voor planning en WKR?
Voor de planning en de WKR maakt eigen terrein of een externe locatie uit: op eigen terrein ken je de stroompunten en hoeft niemand te reizen, maar regel je zelf stoelen en toiletten, en een feest op de werkplek wordt fiscaal anders gewaardeerd dan een feest buiten de deur. Op een externe locatie staat alles klaar, maar daar betaal je huur en zit je vast aan de tijden van de zaal.
Op eigen terrein moet de truck het terrein op kunnen rijden en vlak kunnen staan. Per foodtruck zijn minimaal twee vrije stroomgroepen van 220 volt nodig, binnen 20 meter van de truck, plus water; te weinig stroom lossen we op met een aggregaat. Twijfel je of je een melding of vergunning nodig hebt, bijvoorbeeld voor muziek tot laat, vraag het dan na bij je gemeente.
We zien elk voorjaar dezelfde vraag binnenkomen: kan het buiten, en wat als het regent? Tja... het blijft Nederland. Een loods of fabriekshal is een goed plan B, en anders regelen wij een stretchtent vanaf 1.200 euro excl. btw; partytenten doen we niet.
Een feest op de werkplek wordt fiscaal anders gewaardeerd dan een feest op een externe locatie, en dat kan uitmaken voor je vrije ruimte. De voorwaarden zijn precies, dus lees ze na bij de Belastingdienst over de werkkostenregeling en stem het af met je financiële afdeling of boekhouder. Op onze pagina over de werkkostenregeling bij een bedrijfsfeest staat hoe het werkt bij een feest met foodtrucks.
Zo regelen wij een feest met foodtrucks
Op de bedrijfsfeestpagina lees je welke gelegenheden we met foodtrucks regelen en hoe een feest op jullie eigen terrein verloopt.
Veelgestelde vragen over personeelsfeest ideeën
Wat zijn leuke ideeën voor een personeelsfeest?
Leuke ideeën voor een personeelsfeest zijn een foodtruckfestival op eigen terrein, een koffietruck als bedankje, een kookworkshop, een themafeest of een familiedag. Welk idee past, hangt af van de groepsgrootte en of je wilt bedanken, verbinden of vieren.
Hoeveel vrije ruimte heb ik voor een personeelsfeest?
Hoeveel vrije ruimte je hebt voor een personeelsfeest, hangt af van de fiscale loonsom van je bedrijf: de vrije ruimte is een percentage daarvan. De percentages staan bij de Belastingdienst. Trek af wat je dit jaar al aan andere vergoedingen en verstrekkingen hebt uitgegeven, dan weet je wat er overblijft voor het feest.
Mag je een personeelsfeest aanwijzen als eindheffingsloon in de WKR?
Een werkgever mag een personeelsfeest aanwijzen als eindheffingsloon, zodat het in de vrije ruimte valt in plaats van in het loon van de medewerker. Ga je boven de vrije ruimte uit, dan betaal je als werkgever eindheffing over het meerdere; de voorwaarden staan bij de Belastingdienst.
Hoe lang van tevoren moet je een personeelsfeest organiseren?
Begin met plannen zodra de datum van het personeelsfeest vastligt, en eerder als die in de zomer of in de weken voor kerst valt, omdat veel bedrijven dan tegelijk feest vieren. De kerstpiek valt in de twee werkweken voor kerst: in 2026 van 7 tot en met 18 december, in 2027 van 6 tot en met 17 december. In de kerstweken organiseren wij kerstborrels vanaf 150 gasten. Na je aanvraag krijg je binnen 24 uur een eerste reactie, en binnen 3 werkdagen een offerte of prijsindicatie.
Mag je alcohol schenken op een personeelsfeest?
Op een personeelsfeest mag je alcohol schenken aan collega's van 18 jaar en ouder; jongeren onder de 18 krijgen geen alcohol, zo staat in de Alcoholwet. Zorg ook voor goede alcoholvrije drankjes en spreek af hoe iedereen veilig thuiskomt, bijvoorbeeld met een vaste eindtijd voor de bar.
Hoe houd je rekening met allergieën en dieetwensen bij een personeelsfeest?
Rekening houden met allergieën en dieetwensen begint met een vraag op het aanmeldformulier: wat eet je niet, en hoe ernstig is een allergie? Geef de antwoorden door aan de foodtruckers, zodat ze weten wat ze moeten klaarzetten. Extreme allergieën stemmen we altijd met de truck af.
Wat is het verschil tussen een personeelsfeest, een bedrijfsborrel en een familiedag?
Een personeelsfeest is een feest voor de medewerkers, vaak een middag of avond met eten, drinken en soms een thema. Een bedrijfsborrel is korter en informeler, bijvoorbeeld op vrijdagmiddag na werktijd. Op een familiedag komen partners en kinderen mee, meestal overdag en met activiteiten voor de kinderen.
